为进一步畅通沟通渠道，及时、全面了解并掌握学生诉求，精准做好学生教育管理服务工作，提高学生在校学习生活的幸福感和获得感，物理与光电工程学院多措并举，广开渠道，畅通师生沟通交流，努力把矛盾化解在萌芽、把问题解决在基层，帮助学生解决生活学习中的遇到的困难问题。
一是申请专用邮箱，设立院长信箱，搭建院长与全院师生直接沟通对话的窗口。二是学院购买专用手机，开通专用手机号码设置物光热线。为了让学院广大师生知悉，学院做了专门公告牌，将院长邮箱、物光热线张贴在教学楼和公寓楼。三是坚持每周四下午，开展学“声”直通车活动，与学生“面对面”沟通交流，当面听取学生意见，现场讨论解决办法。四是组建党员和学生干部信息员队伍，及时收集汇总学生思想动态和意见建议，优化问题反馈机制，做到反馈跟进及时有效。
对于师生意见和建议，学院领导、老师们实行首接负责制，矛盾不回避、问题不上交，及时回复师生来信、来电和各种意见建议，对不能当时回复解决的来信告知发信人处理过程并及时反馈处理结果，切实做到凡事有交代、件件有着落、事事有回音。
